Membuat sistem operasional
yang memenuhi persyaratan seperti diatas dapat dilakukan dengan cara menyederhanakan
pekerjaan, pekerjaan yang awal mulanya 10 tahap harus dapat dijalankan dengan 5
tahap tanpa mengurangi kualitas.
Sebuah sistem operasional yang sulit ditiru merupakan sebuah
sistem operasi yang terpadu, yang antara satu sistem dengan sistem lainnya saling
terkaitan sehingga sistem ini merupakan satu kesatuan yang kuat.
Berikut ini 5 hal yang dapat dilakukan dalam membuat sistem
operasional usaha.
1. Keuangan
Hal pertama yang harus dibuat ketika merencanakan sistem operasional
usaha adalah menyusun sistem operasional bidang keuangan. Sistem operasional keuangan ini meliputi pengaturan
arus keluar masuk uang, cara pencatatan dan pelaporan, perhitungan pajak dan sebagainya.
Cara termudah adalah membuat transaksi yang simpel, pengawasan
berlapis, terkomputerisasi, terpadu dengan pengadaan barang, dan transaksi penjualan.
2. Produksi dan Distribusi
Sektor kedua yang menduduki peringkat terpenting kedua ini meliputi
pengaturan kapasitas produksi yang harus seimbang dengan permintaan pasar, dan perlu
juga memperhatikan penyebaran produk yang harus merata.
Prinsip dalam sektor ini sederhana, pasokan barang yang
berlebihan akan merugikan tapi ketika permintaan banyak tapi stok tidak dapat
mencukupi itu juga tidak baik. Jadi idealnya ketika adanya peningkatkan
permintaan harus diiringi dengan kapasitas yang mampu memenuhi itu semua.
3. Promosi dan Pemasaran
Promosi dan pemasaran yang efektif harus sesuai dengan ketersediaan
dan kualitas produk. Promosi dapat dilakukan
secara lisan maupun secara tulisan dan dapat kita buat skala lokal ataupun nasional.
Jika produk kita hanya di pasarkan secara lokal maka promosi
dari mulut ke mulut adalah cara yang
efektif. Jika produk kita berskala nasional kita dapat menggunakan web
dan juga jejaring sosial.
4. Pengelolaan Pelanggan
Dalam pengelolaan pelanggan kita diwajibkan untuk bisa menyusun
database para pelanggan, menjalin komunikasi yang intensif serta berkala, menyelesaikan bila ada komplain serta mendapatkan
repeat order berkelanjutan.
5. Pengelolaan SDM
Dalam pengelolaan SDM kita harus mampu membuat visi dan misi
usaha yang mudah dipahami karyawan, membuat struktur organisasi usaha yang
tertata , membuat job desk yang tertata rapi agar para karyawan tahu apa
yang mereka harus kerjakan serta membuat kontrak kerja agar kita tahu hak dan kewajiban
karyawan.
Sistem operasional usaha akan menggantikan kedudukan Anda.
Jadi bila sudah ada sistem operasional ketika kita tidak ada di tempat, bisnis kita
masih tetap bisa berjalan. Hal ini juga bermanfaat ketika Anda akan membuka cabang, jadi
kualitas di satu cabang dengan cabang yang lainnya tidak berbeda alias sama.